Cómo implementar el análisis de brechas para alcanzar los objetivos de negocios

Resumen:

Un análisis de brechas es un proceso que se usa para comparar el desempeño real de la empresa con el desempeño deseado. Se puede implementar para ayudar a desarrollar estrategias de negocios e identificar las debilidades de la empresa. Descubre cómo puedes usar un análisis de brechas para reforzar tus objetivos de negocios.

¿Qué es un análisis de brechas?

Un análisis de brechas (también conocido como análisis GAP o análisis de necesidades) es un proceso que se usa para comparar el desempeño real de la empresa con el desempeño deseado. La “brecha” se entiende como el espacio entre donde se encuentra tu negocio actualmente y donde te gustaría que esté.

Un análisis de brechas puede ayudar a tu empresa a:

Hacer una lluvia de ideas sobre posibles estrategias. Los equipos estratégicos pueden usar un análisis de brechas para desarrollar planes de acción potenciales que pueden implementar para lograr sus objetivos.

Identificar los puntos débiles. Si tu empresa no ha tenido los resultados esperados, un análisis de brechas puede ayudar a tu equipo a identificar la causa de ciertas brechas de desempeño.

Medir los recursos actuales. Si al finalizar el año, tu equipo tiene un excedente de recursos, un análisis de brechas puede ayudarlos a identificar específicamente cómo se desempeñó la empresa y cómo se asignaron los recursos para que puedan usarse de manera más eficiente en el futuro.

Cuándo realizar un análisis de brechas

Un análisis de brechas es una herramienta útil de gestión de proyectos que te permite identificar cómo llegar del punto A al punto B. Si bien este método se puede usar en cualquier momento, lo aprovecharás al máximo si lo aplicas estratégicamente a un proyecto o iniciativa específicos. A continuación, presentamos algunos escenarios en donde un análisis de brechas puede ayudarte a recopilar la información de contexto que necesitas para mejorar el desempeño de tu empresa.

Durante la planificación estratégica

Si tu equipo está buscando crear un plan estratégico para el crecimiento de la empresa, usar un análisis de brechas al principio del proceso de planificación puede ser útil para ofrecerle a tu equipo un buen punto de partida. Este método brinda orientación, en base a datos reales, sobre lo que tu equipo necesita para llevar a la empresa desde su estado actual a un objetivo final específico. De esa manera, tu equipo tendrá al menos algún tipo de base para poder crear un plan estratégico que le permita mejorar el negocio.

Cuando encuentras problemas de desempeño

Si tu equipo está teniendo un rendimiento inesperadamente bajo, puedes usar un análisis de brechas para identificar las deficiencias en la situación actual del equipo. Una vez que hayas logrado identificar la causa de la brecha, tu equipo puede trabajar para mejorar los procesos y solucionar los problemas sin interrumpir la producción. Por ejemplo, un gerente de proyectos en una línea de montaje nota que la producción no está cumpliendo con las expectativas. Después de completar un análisis de brechas, descubre que la causa es un problema con una máquina específica. Dado que se puede solucionar el problema, y gracias a que el gerente de proyectos decidió crear un análisis de brechas, pueden trabajar en una solución para compensar la cantidad de productos que no lograron producir debido al desperfecto.

Información adicional para las partes interesadas.

Si tu equipo está recopilando información comercial para el grupo de inversores o para otros fines, un análisis de brechas puede ser una herramienta extremadamente útil, ya que proporciona más información detallada que solamente números. Si a la gerencia le preocupa que tu equipo tenga un desempeño más bajo de lo esperado por algún motivo, un análisis de brechas puede servir para brindar un plan detallado que explique cómo tu equipo trabajará para cerrar esa brecha y así disminuir la preocupación.

Los 4 pasos para crear un análisis de brechas

Si bien puede parecer complejo, crear un análisis de brechas en realidad no es tan difícil. Prueba este proceso de cuatro pasos para crear uno para tu equipo.

1. Define tus objetivos de negocios

Para poder comparar el desempeño actual con el desempeño deseado, primero debes definir cuál piensas que sería el estado ideal de tu empresa en el futuro. Puedes empezar por establecer objetivos medibles.

2. Evalúa el desempeño actual de la empresa

Usa los objetivos que identificaste en el paso anterior para evaluar el desempeño actual de la empresa. Si tienes datos históricos o análisis de brechas anteriores, también puedes incluir esta información como referencia para tu evaluación comparativa.

Este también es un buen momento para evaluar tus procesos actuales. Si la implementación de mejoras en los procesos forma parte de tu estrategia, es importante que observes el estado actual de los mismos.

3. Analiza la brecha

Recuerda que la “brecha” en este método es la diferencia entre la situación actual de tu negocio y lo que quieres que alcance en el futuro. Ahora que comprendes este concepto, es hora de pensar en las diferentes tácticas y estrategias que tu equipo deberá implementar para poder cerrar la brecha.

El siguiente paso en este proceso es asegurarse de que los objetivos establecidos sean realmente alcanzables y que no estén fuera del alcance de tu equipo. No debes establecer un objetivo demasiado ambicioso que parezca imposible de lograr. Asimismo, también es importante asegurarse de que el equipo pueda alcanzar este objetivo en el período de tiempo establecido. Si realizas cambios en tu estrategia de desempeño actual, ¿podrá lograr tu equipo los objetivos establecidos dentro del período de tiempo deseado?

4. Elabora un informe detallado

Una vez que tengas en claro todos tus números y objetivos de negocios, crea un plan de acción que detalle exactamente cómo tu equipo planea cerrar la brecha. Es importante que puedas incluir los datos cuantitativos; como los datos de referencia recopilados en el paso dos, y los datos cualitativos; como los procesos actuales y las estrategias anteriores para la mejora de procesos.

Herramientas comunes para el análisis de brechas

Si bien puedes seguir estos cuatro pasos principales para crear un análisis de brechas, también existen algunos marcos que puedes implementar en tu planificación. A continuación, mencionamos algunos de los marcos más comunes.

Análisis FODA

Un análisis FODA es una técnica de gestión de proyectos que se usa parapara identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una empresa. Por lo general, un análisis FODA se completa visualizando cada sección en una matriz de 2x2.